1、答辩委员会设秘书1名，由答辩申请人导师指定，答辩委员会秘书必须由责任心强、工作认真并具有中级以上职称人员或在学高年级研究生担任；

　　2、在申请人向研究生部递交《中科院福建物构所答辩资格审查表》后，答辩秘书就需就位，参与答辩工作全过程，填写《福建物构所研究生考核及答辩信息表》提交至研究生部，同时负责会议的安排（包括定会议室、投影仪、茶具等）；

　　3、答辩秘书负责论文送审（送审名单由导师拟定，申请人的导师不能作为评阅人和答辩人，也不再发放答辩经费）。学位论文评阅书的评阅人需本人签名。有评阅人习惯电子版的，可将评阅书电子版发给他们，答辩当日纸质版补签字。

　　海西联培研究生一般情况下学校有统一论文送审，请耐心等待对方送审结果，无需另行评阅。如果送审通过且该生选择在本所答辩，需将学校方面的评阅意见整理汇总备用。

　　4、学位论文评阅书收齐后，由答辩秘书汇总形成答辩委员会决议初稿，待答辩委员会修改通过后，正式形成答辩委员会决议书，由答辩委员会主席签字生效。

　　5、答辩秘书负责提前3天张贴《答辩通知》，打印答辩委员会表决票[一式多份（等于参加答辩导师数）]提交到研究生部盖章，同时请准备好以下材料： 

   （1）论文评阅情况统计(博士)，注意具体得分为百分制

   （2）答辩情况决议书一式两份 

   （3）决议意见初稿一式多份（供答辩会上委员讨论修改，修改定稿由答辩主席签字）

   6、答辩当日，答辩秘书及答辩人携带答辩所需要的论文、材料至少提前半小时到答辩会场，布置会场，并按答辩程序参加答辩会。

   7、对答辩过程中答辩委员会的提问、答辩人的回答及答辩委员会决议等情况做客观、详细的记录，并整理到答辩会议记录上并签字。

　　8、答辩秘书没有表决权。

　　9、答辩后，请及时将签好字的《答辩经费发放表》交财务处报销。报销单需研究生部钟玲老师审核及张婧老师签字。答辩会照片请发送至yjs@fjirsm.ac.cn，请备注课题组号。

　　同时将已签名完整的《学位论文评阅书》、《中国科学院大学论文答辩情况和学位授予决议书》交答辩人以备其合并其他材料统一送交研究生部。

　　10、答辩秘书需全程参与“教育业务管理平台填报程序”，承担起答辩秘书的职责，在答辩资格审核、论文评阅、论文答辩等方面进行系统的对应维护直至“答辩通过”。